Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta. Tässä tietosuojaselosteesta löydät tietoa, miten Euran Naisvoimistelijat ry kerää ja käsittelee henkilötietoja.
Tietosuoja-asetuksesta voit lukea lisää EUR-lex -sivustolta.
Seurassamme on käytössä sähköinen jäsenrekisterijärjestelmä Hoika.
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri
Rekisterissämme käsitellään Euran Naisvoimistelijat ryn jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä seuran toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Euran Naisvoimistelijat ryn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Euran Naisvoimistelijat ryn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- Euran Naisvoimistelijat ryn lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
- Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
- Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
- Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Syntymäaika
- Sukupuoli
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu seuran järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Euran Naisvoimistelijat ryn jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Euran Naisvoimistelijat ryn oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Euran Naisvoimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot
Seuran luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).
Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: env@eurannaisvoimistelijat.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Euran Naisvoimistelijat ry, Uimatie 2, 27500 Kauttua.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 20.08.2018.
Rekisterinpitäjä ja yhteystieto
Euran Naisvoimistelijat ry, Y-tunnus: 0997936-6
Osoite: Uimatie 2, 27500 Kauttua
Sähköposti: env@eurannaisvoimistelijat.fi